本文內容
重點摘要
- 用日期投票列三至五個選擇、定兩三日截止，唔好喺群組無止境問。
- 由一位會準時到、可以先墊錢嘅負責人 book 場；入場資料只會傳俾佢。
- Book 之前講好甩底規則：確認咗但臨時唔嚟，份額照俾。
- 人數未定，揀彈性政策：開場前 24 小時或以上取消可以全數退款。
- 按房計嘅場地人越多越平均；按人頭計要留意最低人數。
搞一大班人聚會，最難唔係揀場，而係夾日子、收錢同處理人數變動。最順嘅做法係：先用日期投票揀日子，再由一位負責人 book 場同墊錢，最後用夾錢計算機計好每人份額收返。Book 之前同大家講清楚臨時唔嚟點計，可以避免之後嘅尷尬。
第一步：點樣夾日子？
群組入面問「邊日得閒」，通常幾日都冇結論。用日期投票工具會快好多：
- 列出三至五個可行日子同時段
- 將連結傳去群組
- 定一個截止時間，例如兩三日內
- 按最多人得閒嘅日子 book 場
小貼士：星期五至日、公眾假期同假期前一日按週末價，熱門時段亦較快滿。如果大家平日都得閒，投票時可以加入星期一至四嘅選項。場地日曆開放未來 90 日，太遠嘅日子暫時未 book 到。
第二步：邊個負責 book 場？
建議由一位負責人 book，因為：
- 預訂時要喺網上付清全數
- 入場資料、確認通知同場主訊息都會傳俾預訂人
- 自助入場嘅門鎖密碼等資料會喺開場前用電郵同 WhatsApp 傳俾預訂人
負責人最好係會準時到、可以先墊錢嘅人。如果佢遲到，記得預早將入場資料轉俾其他人。
揀場時用實際人數比較總價：按成間房收費嘅場地，人越多分落每人越平；按人頭收費嘅場地，就要留意最低人數。詳細計法可以睇 Party Room 收費攻略。
想快啲確定，可以揀即時確認嘅場地，付款成功即確認；場主確認嘅場地，場主有 24 小時答覆，期間時段會保留，拒絕就唔收錢。
第四步：點樣收錢？
| 做法 | 好處 | 留意 |
|---|---|---|
| book 場前先收齊 | 負責人唔使墊錢 | 要預留時間收錢 |
| 負責人先墊，之後收返 | book 場快 | 要追數 |
| 先收訂金，之後補餘數 | 減少臨時甩底 | 要記清楚邊個俾咗 |
用夾錢計算機輸入場租、食物同佈置等開支，就計到每人份額。小朋友或者唔飲酒嘅朋友要唔要俾少啲，可以預早講好。
第五步：人數變動點處理？
加人
先睇場地最多人數，唔好超出。按人頭收費嘅場地，加人總價會跟住變；有需要就 message 場主問清楚。
減人
按人頭收費嘅場地如果設有最低人數，人少過都會按最低人數計。按成間房收費嘅場地，總價唔變，只係每人分擔多咗。
預早講好規矩
Book 之前同大家講清楚：確認出席之後臨時唔嚟，要唔要照俾份額。咁樣最公平，亦唔會令負責人蝕錢。
第六步：取消同改期
每個場地用彈性、標準或嚴格其中一種取消政策，越早取消退得越多，詳情睇取消政策。人數同日子未穩定嘅聚會，揀政策較彈性嘅場地會穩陣啲。
要喺開場前幾耐取消，先可以全數退款
資料來源: Gatherland取消政策
喺全數退款期限之後取消，彈性政策喺開場前 6 至 24 小時、標準政策喺 24 至 48 小時、嚴格政策喺 72 小時至 7 日之間，可以退一半；再遲就唔退款。按金取消時一定全數退還。
如果由開場前三個鐘至開場期間有八號或以上風球或黑雨警告，可以全數退款或者 30 日內改期。
常見錯誤
- 冇截止時間：投票開咗一個星期都未定，熱門時段已經俾人 book 咗。
- 負責人墊咗大筆錢先開始收：預早講好幾時之前要俾，或者 book 場前先收。
- 冇講甩底規則：最後由負責人包底，傷感情。
- 人數未定就揀嚴格政策：要 7 日前取消先全數退款，彈性好有限。
- 入場資料得一個人有：負責人遲到，全部人企喺門口。
大型聚會嘅其他選擇
最後，用 Party checklist 分配食物、佈置同執場，每人負責一樣嘢，負責人會輕鬆好多。
常見問題
一大班人點樣最快夾到日子？
用日期投票工具列出幾個可行日子，傳條連結去群組，等大家揀得閒嘅日子，再按最多人得閒嘅日子 book 場。
應該由邊個 book 場？
由一位負責人 book 最清楚。預訂時要喺網上付清全數，入場資料同所有通知都會傳俾預訂人，所以揀一個可以先墊錢、又會準時到嘅人。
人數臨時減少，可唔可以退部分錢？
按人頭收費嘅場地，如果有最低人數，人少過都會按最低人數計。取消成個預訂就按場地嘅取消政策退款。最好預早同大家講清楚臨時唔嚟要唔要照俾。
人數好多，有冇專人幫手？
大型或者公司活動可以填禮賓表格。亦可以用「Name your price」講明日期、人數同預算，等場主回覆報價。
場主確認嘅場地，要等幾耐？
場主有 24 小時決定接唔接受。期間時段會保留俾你，如果場主拒絕就唔會收錢。日子好近或者想即刻確定，可以揀即時確認嘅場地。
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