會議議程同決定事項表
一份有用嘅議程，應該令參與者知道點樣準備，亦知道散會前要完成乜。先列需要一齊討論或者決定嘅事項，再為每項加負責人同時間；純粹報告近況嘅資料，可以先發俾大家睇。下面嘅三十分鐘示例可按實際需要改寫。
點樣使用
- 先用一句說話寫低今次開會嘅目的，再將議程項目改成具體問題或者決定。
- 列明要預先睇嘅資料同負責帶討論嘅人；唔需要全組處理嘅項目，可以移出議程。
- 完場前留時間讀返決定事項，將後續工作轉入行動記錄表，寫清楚負責人同期限。
示例工作表
表內係示例，可按自己活動嘅已確認資料改寫。
| 時間 | 要處理嘅問題 | 討論負責人 | 預先資料 | 預期結果 |
|---|---|---|---|---|
| 0–3 分鐘 | 今次要完成乜？ | 主持 | 會議目的 | 確認討論範圍 |
| 3–13 分鐘 | 兩個方案有乜取捨？ | 方案負責人 | 兩份方案摘要 | 列出需要取捨嘅條件 |
| 13–23 分鐘 | 可以落實邊個方案？ | 決定負責人 | 已確認資料及未解問題 | 決定，或清楚列出欠缺資料 |
| 23–30 分鐘 | 下一步由邊個跟？ | 記錄人 | 決定同待辦事項 | 負責人、期限同跟進方法 |
可用 Excel、Numbers 或 Google Sheets 開啟 CSV；編輯前先另存副本。
題目要寫到可以開始討論
「活動安排」太闊，參與者未必知道要準備啲乜。可以改成「今次活動用邊個場地方案？」或者「邊啲安排仍然未確認？」。兩條問題需要嘅資料唔同，亦唔應該自動當成同一段討論。
如果資料未齊，議程可以寫明今次只整理問題，唔作最後決定。記錄欠缺資料同下一步跟進，會比勉強喺會上揀一個方案清楚。
時間同負責人要一齊睇
預留時間係方便主持安排節奏，唔係要每段硬用晒。某項討論提早完成，可以直接去下一項；遇到新問題，就由主持確認係即場處理，定另約時間。
帶討論嘅人同執行工作嘅人未必相同。議程列討論負責人，行動記錄就列實際跟進人，兩邊唔好混埋。